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拍卖台上站着八个人，分别是国子监祭酒沈一丛，行知书院院正陶皖华，石洞书院院正梅登州，友麓书院院正冯实秋，衡阳书院院正郑砚芝，及第书院院正王会锡，另外两位是顺天府府丞杨敬，翰林院待诏石迁。
拍卖台上放着一张长约七尺，宽不到两尺的半人高条形案桌，顺天府府丞杨敬和翰林院待诏石迁站在条形案桌后面，其余六人则站在二人身后。
杨府丞拍了拍案桌上的醒木示意台下众人安静，待厅内平静后，他清了清喉咙道，“在下顺天府府丞杨敬，此次拍卖意在募捐，所有拍卖物品皆由参与人员，募捐所得经顺天府登记造册后交由国子监，所有款项由国子监祭酒及五家书院院正根据各省府受灾情况统筹规划。另外经国子监及五家书院共同协商后决定，此次募捐拍卖，各书院人员将所捐物品统一交由各书院院正，然后再由各书院选出其中三份拍品作为今日募捐拍卖的压轴物品，然后根据各书院所选三件物品拍卖总价来选出优胜书院，除优胜书院外，另外落败的五家书院每家将额外捐出五万两银子作为募捐善款。”说到此处杨府丞略微停了片刻给台下众人一点理解的时间。
过了片刻杨府丞接着道，“此次拍卖由我和石大人主持，此次拍卖由于拍品众多，种类不一，因此由我们几人共同制定了一些规则，下面由石大人来为大家一一介绍。”说完杨敬朝身边站着的人做了一个请的手势。
条形案桌后的另外一人接过话头道，“在下翰林院石迁，同杨府丞共同主持此次拍卖，拍卖分成两个部分，前一部分为普通拍卖，即各书院所挑选三件拍品外的所有物品拍卖，这些物品的底价定价权交由物主来定，但为防止胡乱定价，这一部分物品拍卖一旦出现流拍，将由物主根据所定底价将物品拍回。后一部分为特殊拍卖，即各书院所选的三件物品拍卖，共一十八件拍品，一旦选定，则不能更换。每件拍品将由在下进行鉴定并定底价，若各书院对其中任何一件拍品的鉴定结果存疑，那么可以提出申请，由各书院各出一人及在下共七人对存疑拍品重新鉴定并定底价。接下来一个时辰就由各书院进行拍卖物品登记及挑选。”
石迁说完后转身朝后面几位书院院正笑着道，“接下来就辛苦几位先生了，我们就先去喝茶了。”
六位老先生也笑着道，“二位大人请！”
杨敬和石迁二人离开拍卖台，找了个地方喝茶等候，六位院正也匆忙招呼自家书院早已安排好的一干人进行拍卖前的准备。
原本纷杂的厅内随着登记的开始便明显的划成六片区域，各自书院的人员找到自己书院的位置进行捐赠、鉴定、登记，一切都井然有序。
